Online Document System adalah proses penyimpanan dokumen atau file secara elektronik. Online Document System menjadi solusi penyimpanan dokumen secara online sehingga dapat mengurangi penggunaan dokumen secara fisik. Sejarah dan perkembangan manajemen dokumen telah banyak meningkat dan memberikan praktik bisnis yang baik di seluruh dunia.

Jika anda berada di sebuah perusahaan besar atau bahkan berkantor di seluruh dunia maupaun usaha kecil, tentu anda perlu cara untuk menyimpan file secara aman serta mudah untuk banyak karyawan berkolaborasi didalamnya.

Online Document System akan bermanfaat dan memberikan dampak yang signifikan terhadap perusahaan dan karyawan anda, seperti:
1. Meningatkan Produktivitas
Produktivitas dapat ditoleransi ketika berbagi file melalui email atau salinan kertas. Namun akan menjadi rumit ketika melakukan edit dan lebih dari satu orang yang terlibat. Begitu juga jika melakukan pemeriksanaan pada file berupa kertas, seseorang akan bertanggung jawab untuk melakukan perubahan pada versi digital, tentu hal ini akan menjadi sangat tidak efektif. Online Document System memungkinkan pegawai untuk mengupload file dan dapat mengatur pihak yang dapat memeriksa file bersangkutan. Stakeholders bersangkutan juga dapat meninggalkan umpan balik pada platform yang sama serta berbagi umpan balik tersebut kepada semua pihak yang terlibat.

2. Kontrol Akses
Kontrol akses dapat dilakukan menggunakan online document system, karena kerahasiaan dan keamanan file sangat dibutuhkan. Sistem tradisional tentu akan membatasi anda dalam mengakses penyimpanan di luar kantor, selain itu kertas dan email tentu tidak selalu menjadi solusi keamanan file. Penggunaan Online Document System tentu memungkinkan anda untuk memantau siapa saja yang mengakses file dari mana saja.

3. Fleksibilitas Akses
fleksibilitas saat ini tidak hanya sebatas jam kantor atau bekerja di kantor, melainkan fleksibitas untuk bekerja dimana dan kapan saja. Untuk itu anda perlu Online Document System yang dapat menjadi solusi penyimpanan dan kolaborasi file yang dapat dikerjakan dimana saja. Sistem akan memberikan anda fleksibilitas untuk login dari berbagai perangkat, serta memungkinkan anda untuk bekerja dimana dan kapan saja.

4. Keamanan File
Apakah anda masih mengandalkan salinan dokumen berupa kertas? atau menyimpan versi digitalnya ke drive kantor? Jika demikian, anda telah menetapkan situasi berbahaya pada dokumen anda. Pemadaman listrik, bencana alam, kebakaran, banjir dan hal-hal tak terduga lainnya dapat menyebabkan anda kehilangan tenggat waktu dengan klien yang penting. Untuk itu anda perlu memanfaatkan Online Document System yang memiliki server yang aman dan dirancang dapat menangani bencana.

5. Kolaborasi Mudah
Kolaborasi tentu dapat meningkatkan ide-ide terbaik, lalu mengapa tidak menggunakan teknologi untuk kolaborasi dokumen? Dalam banyak kasus, penggunaan salinan kertas atau mengandalkan email untuk mengirim file secara bolak-balik tentu akan mengakibatkan duplikasi pada beberapa perubahan yang telah dibuat, hingga mengakibatkan ide-ide yang bagus harus menguap begitu saja. Online Document System tentu memahami kolaborasi adalah titik fokus dari apa yang perlu anda lakukan, sehingga anda perlu menyiapkan ruang untuk komunikasi secara realtime serta berbagai umpan balik.

Dengan berbagai manfaat dan perannya dalam perkembangan perusahaan atau organisasi kedepannya, masihkah anda mengesampingkan Online Document System?

Studio Kami dapat membantu anda untuk membuat serta mengimplementasikan Online Document System, tentu saja sistem ini akan mengurangi penggunaan kertas (paperless) pada perusahaan anda sehingga dapat mengurangi biaya operasional serta dapat meningkatkan bisnis anda.

Source : titanfile.com