E-mail ( Eletronic Mail ) atau sering juga disebutkan sebagai Surat Elektronik bila diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia, adalah sebuah metode komunikasi yang sudah sangat populer saat ini, walupun email itu hanya berupa sekumpulan pesan – pesan text yang sederhana.

Pada saat ini mungkin lebih dari milyaran transaksi e-mail yang terjadi setiap harinya, dan menurut Darwin Magazine, email pertama kali dikirim oleh seorang programmer yang bernama Ray Tomlinson pada tahun 1971, dialah yang menemukan cara pengiriman pesan text antar server dengan penggunaan tanda @ sebagai tanda pengenal server penerima email.

Bagaimana cara email bekerja ?

Email tersimpan didalam sebuah server yang dikenal dengan sebutan Mail Server. Agar mampu dikenali oleh Mail Server yang lain, maka setiap Mail Server wajib memiliki identitas pengenal yang umumnya dikenal dengan domain, misalnya gapura.co.id atau gapura-angkasa.com

Kemudian digunakan tanda @ untuk memisahkan identitas account email dan mail server sehingga alamat email yang lengkap berupa : email-account@mail-server

contohnya anuku@komunitaskami.com

Apabila rekan kita yang lain memiliki email dengan domain yang sama, berarti email tersebut berada pada server yang sama.

Misalnya email anuku@komunitaskami.com dan email anumu@komunitaskami.com berada pada mail server yang sama.

Mail server dewasa ini umumnya menyediakan minimal dua jalan untuk melakukan transaksi email antara lain

1. Metode Webmail
2. Metode POP3 Mail

Kedua metode diatas akan mampu mebuka email dengan isi yang sama walaupun dengan tata cara yang berbeda.

Metode webmail digunakan dengan memanfaatkan Web Browser seperti Internet Explorer sedangkan Metode POP3 Mail digunakan dengan memanfaatkan software khusus seperti Microsoft Outlook.

Metode Webmail

Seperti yang dijelaskan diatas, metode ini memanfaatkan Internet Explorer atau web browser yang lain seperti Mozilla Firefox. Metode ini dapat dilakukan dimana saja sepanjang computer yang digunakan terhubung dengan internet. Misalnya dapat dilakukan dari rumah atau warung internet terdekat.

1. Jalankan software Internet Explorer
2. Ketik alamat web : http://webmail.komunitaskami.com pada address bar
3. Bila koneksi internet dalam kondisi sedikit lambat, mail server akan mencoba memberi pilihan kepada kita kepada fitur email yang sederhana, untuk itu click lah link pada tulisan “Basic HTML View”
4. Masukan user name
5. Masukan password
6. Untuk melihat email yang baru, click lah link pada tulisan Inbox
7. Email baru yang belum pernah dibaca agar menggunakan huruf tebal ( bold ) sedangkan email yang sudah pernah terbaca akan menggunakan huruf biasa.
8. Untuk melihat pesan dari masing – masing email, click lah Judul Pesan pada Inbox.
9. Untuk menghapus email, click lah tombol “Delete”
10. Untuk membuat email yang baru, click lah tombol “Compose Mail”
11. Pada kolom “To” masukan alamat email tujuan dengan lengkap.
12. Isi kolom “CC” apabila menginginkan copy email ke tujuan yang lain.
13. Isi kolom “BCC” apabila menginginkan copy email ke tujuan yang lain tanpa diketahui oleh email yang ditujukan pada kolom “To” dan kolom “CC”
14. Isi kolom subject dengan judul email yang singkat dan jelas
15. Sertakan file attachment bila diperlukan dengan menekan tombol “Browse” pada kolom attachment.
16. Tulis pesan email dengan singkat dan jelas pada kolom pesan.
17. Tekan tombol “Send” untuk mengirim email.

Metode POP3 Mail

Akses email dengan metode ini lebih simple, namun hanya bisa diakses dari Computer yang telah terinstal aplikasi email client seperti Microsot Outlook Express serta sudah dilakukan setting email pada aplikasi tersebut oleh IT Support anda.

1. Jalankan aplikasi Outlook Express
2. Tekan tombol “Send/Recv” untuk mengambil email terbaru.
3. Click tombol “Inbox” untuk melihat daftar email.
4. Click Judul email untuk membaca isi email.
5. Click tombol “Reply” untuk membalas email atau tombol “Reply All” untuk membalas email ke semua tujuan termasuk yang ada didalam kolom “From” dan “CC”
6. Tulis pesan balasan dengan singkat dan jelas.
7. Click tombol send untuk mengirim email.
8. Pastikan untuk click tombol “Send/Recv” untuk memastikan email sudah terkirim.
9. Untuk membuat email baru, click tombol “Create Mail” selanjutnya sama seperti proses pengiriman webmail diatas.

sumber :

– dari berbagai sumber

– http://communication.howstuffworks.com/email.htm